Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Nhắc về sự kiện chúng ta thường nghĩ ngay đến những loại dường như lễ khánh thành, party…Tuy nó khác biệt nhưng để tổ chức một sự kiện thành công, tốt đẹp, dù lớn hay nhỏ cũng cần đi theo một trình tự cơ bản.
Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu quy trình tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp và bài bản xem có bao nhiêu bước cơ bản nhé!

Tham khảo du lich uy tín, chất lượng tại đây

Hình thành chủ đề cho sự kiện

 Chủ đề cho sự kiện thông thường sẽ được phía khách hàng đưa ra yêu cầu, chủ đề liên quan đến quảng bá bức ảnh cho công ty, giới thiệu sản phẩm, hoặc xúc tiến đẩy mạnh hoạt động kinh doanh.

Vì vậy, đây chính là khâu quan trọng nhất, bởi vì hiểu và đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng và thỏa mãn cao nhất những gì mà khách hàng mong đợi chính là mục đích của công việc bạn đang thực hiện.

Viết nội dung chương trình

Nội dung chương trình của một sự kiện cần đáp ứng đủ cả 3 yếu tố: đúng, đủ và độc.

– Đúng: Về yếu tố này chính là việc thực hiện đúng những yêu cầu từ phía khách hàng, thực hiện đúng những gì mà khách hàng, doanh nghiệp thuê bạn tổ chức sự kiện. Qua đó mang lại cho họ niềm vui và sự tin tưởng thì lúc đó bạn đã thành công

– Đủ: Yếu tố này chính là bảo đảm đủ tất cả các phần của một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp và bài bản từ mục tiêu, đối tượng khách hàng mà chúng ta đang đào bới, địa điểm, thời điểm…Tất cả những yếu tố trên đều quan trọng. Vì nếu như thiếu sót một mảng nào đó cũng trở thành làm lỡ cả kế hoạch và mất điểm đối với khách hàng.

– Độc: Yếu tố này chính là điểm thu hút khách hàng và người đến tham dự, tạo được sự quan tâm và ấn tượng đối với người tham gia chương trình.

Hoạch định công việc

Hoạch định công việc có nghĩa là bạn phải lên danh sách tất cả những công việc, nhiệm vụ cần được làm, thời gian, chi phí và số lượng người tham dự…

Bạn cần lên danh sách một cách chi tiết, phù hợp cho từng phần để tránh sai sót và đảm bảo mọi công việc diễn ra một cách suôn sẻ, thành công.

Thực hiện kế hoạch

Thực hiện kế hoạch chính là lúc tất cả các bộ phận đều cùng nhau thực mọi công việc đã được phân công, hoạch định từ trước dưới sự cai quản của các bộ phận, nhằm mang lại hiệu quả cao.

Tổ chức và theo dõi sự kiện

Tổ chức sự kiện là khâu vô cùng quan trọng, bạn phải đảm bảo chương trình thực hiện đúng giai đoạn và lịch trình đã lên sẵn.

Khi sự kiện được bắt đầu thì người cai trị thực hiện khâu theo dõi sự kiện, bạn phải nắm rõ và hiểu tất cả mọi công việc của các nhân viên do mình cai quản để kịp thời và có cách giải quyết những sự việc phát sinh.

Kết thúc sự kiện và thu dọn

Sau khi kết thúc sự kiện, bạn phải điều hành các bộ phận nhanh chóng triển khai thu dọn đồ đạc một cách gọn gàng, kiểm tra lại tất cả những dụng cụ và phương tiện, thanh toán đúng và kết thúc hợp đồng với nhà cung cấp, đồng thời thực hiện tốt công tác vệ sinh nơi diễn ra sự kiện để giữ tấm hình đẹp về văn hóa của doanh nghiệp mình.

Họp rút kinh nghiệm

Sau khi sự kiện kết thúc, mỗi bộ phận trong các khâu sẽ viết bài báo cáo những điểm còn thiếu sót trong quy trình tổ chức sự kiện để rút kinh nghiệm cho việc tổ chức những sự kiện tiếp theo.

Như vậy trên đây chính là tất cả những công đoạn cơ bản nhất trong việc tổ chức một sự kiện bài bản. Các bạn hãy cùng chúng tôi tham khảo để thực hiện những sự kiện thành công may mắn tốt lành suôn sẻ nhé!